Zmiana w przechowywaniu danych w Google Analytics

Niebawem nastąpi rewolucja w przechowywaniu danych w Google Analytics. Dane będą automatycznie usuwane po zadanym okresie czasu. Możliwe będzie też ręczne ich usunięcie dla pojedynczego użytkownika. Wszystko to przez dostosowanie usługi Google Analytics do wymogów nowej ustawy GDPR, która wejdzie w życie 25 maja 2018.

Google wprowadza szczegółową kontrolę przechowywania danych, która pozwala zarządzać czasem przechowywania informacji dotyczących użytkowników i zdarzeń na serwerach Google Analytics. Od 25 maja 2018 dane i związane z nimi akcje będą przechowywane zgodnie z tymi ustawieniami. Google Analytics automatycznie usunie dane użytkowników i zdarzeń starsze niż wybrany okres przechowywania. Ustawienia te, nie wpłyną jednak na raporty oparte na zagregowanych danych. Kolejną nowością jest narzędzie do usuwania danych powiązanych z konkretnych użytkownikiem. Od 25 maja będzie można usunąć z Google Analytics wszystkie dane w oparciu o identyfikator użytkownika – plik cookie, User ID lub App Instance ID.

Google Analytics, także w wersji 360, można dostosować do ustawy dzięki innym narzędziom m.in. do anonimizacji IP, dostosowania plików cookies czy też ustawień udostępniania danych. Narzędzia te, oraz dodatkowe mechanizmy i obostrzenia są zaimplementowane od jakiegoś czasu. Warto więc dokonać przeglądu danych zawartych w Google Analytics i w zależności od potrzeb zmodyfikować wybrane ustawienia.

Zmiany, które wchodzą w życie 25 maja 2018, nie dotyczą oczywiście tylko Google Analytics. Od połowy 2017 roku sukcesywnie zmieniane są warunku użytkowania poszczególnych usług Google, aby dopasować je do wymogów nowej ustawy GDPR. Wszystkie usługi są dostosowane do wytycznych zleconych przez ustawodawcę, a firma Google jest uznawana jako administrator danych. Z prawnego punktu widzenia Google działa więc jako przetwarzający dane osobowe, które są dostępne w usłudze. Warto o tym pamiętać, gdyż jak podaje Google, może to wymagać dalszych analiz działania kodu śledzącego przez dział prawny, w zakresie pozyskiwania zgody użytkowników końcowych witryny lub aplikacji na działania dotyczące przetwarzania ich danych.

W najbliższym czasie można się też spodziewać dalszych, szczegółowych informacji na temat dostosowania narzędzi do ustawy. Google poprawi i zaktualizuje także warunki korzystania z usług oraz podręczniki administratora. Zmiany techniczne zostaną naniesione w witrynie dla programistów.

Co to oznacza dla administratora Google Analytics?

Konieczne jest podjęcie działania i dokonanie zmiany w ustawieniach przechowywania danych, jeśli nie chcemy stracić danych archiwalnych dotyczących użytkowników i ich działań.

Jaki jest domyślny czas przechowywania danych według nowych zasad użytkowania?

Czas przechowywania danych, który jest ustawiony domyślnie, to 26 miesięcy. Ustawienie to jest skonfigurowane dla wszystkich kont Google Analytics. Zmiany w przechowywaniu danych wchodzą w życie pod koniec maja i dotyczą wszystkich kont, nawet jeśli nie zostanie podjęte żadne działanie. Oznacza to, że 25 maja nie powinniśmy zobaczyć już danych z 24 marca 2016.

Okres przechowywania danych można zmieniać wybierając z pośród innych dostępnych wartości. Do wyboru mamy:

• 14 miesięcy,
• 26 miesięcy,
• 38 miesięcy,
• 50 miesięcy,
• całkowite wyłączenie kasowania danych.

W przypadku wyboru tej ostatniej opcji Google nie będzie usuwać danych użytkownika po zadanym czasie. Oznacza to, że zgodnie z warunkami użytkowania wszelkie dane o użytkownikach oraz ich sesjach i zdarzeniach będą dostępne minimum przez dwa lata.

W sytuacji dłuższych okresów czasu Google przedstawia dane próbkowane, więc analiza szerokich okresów czasowych już dawno temu stała się praktycznie niemożliwa. Można więc przyjąć, że w standardowej implementacji kodu śledzącego zalecane ustawienia są wystarczające.

Warto wspomnieć jeszcze o dodatkowej opcji, która jest domyślnie włączona – usuwania danych po aktywności użytkownika. Opcja ta ma dwie wartości (On / OFF). Zaznaczenie OFF sprawia, że dane będą usunięte po zadanym okresie czasu (domyślnie 26 miesięcy). Opcja ON rozszerza ten czas, uwzględniając ostatnią aktywność użytkownika.

Innymi słowy, gdy włączymy opcję to dane użytkowników nie zostaną usunięte, nawet, gdy minie 26 miesięcy, o ile użytkownik odwiedził stronę w późniejszym okresie. Czas kasacji najstarszych danych liczony jest od tego okresu. Po każdej wizycie użytkownika czas ten jest wydłużany.

Jak zmienić ustawienia czasu przechowywania danych w Google Analytics?

Zmiana czasu przechowywania danych jest możliwa na poziomie usługi. Po zalogowania na konto Google Analytics należy wejść w zakładkę administracja dla konkretnej usługi GA.

Kolejny krok to wybranie opcji informacje o śledzeniu. Znajduje się ona w środkowej kolumnie dot. usługi. Wśród dostępnych tam opcji znajduje się pozycja „Przechowywania danych” gdzie możliwa jest zmiana domyślnych ustawień.

Nowe zmiany są oczywiście rewolucją, ale dzięki odpowiednim ustawieniom domyślnym, w standardowym przypadku, spotkamy się z sytuacją podobną jak przed wprowadzeniem zmian.