12 kluczowych działań skutecznej promocji wydarzenia

Organizacja wydarzeń jest bardzo ważnym elementem działalności wielu branż. Spotkania na żywo bądź w wersji online, które mają przyciągnąć określoną grupę odbiorców, charakterystyczne są dla świata kultury, polityki, edukacji czy biznesu. W Internecie, mediach społecznościowych, radiu czy na słupach ogłoszeniowych codziennie spotykamy się z zapowiedziami wydarzeń artystycznych, festiwali, spotkań z ciekawymi ludźmi czy szkoleń rozwijających określone kompetencje. Dla konsumenta oznacza to szeroki wybór, dla organizatora natomiast – spore wyzwanie.
Zastanawiasz się, co zrobić, aby Twój event nie zaginął w gąszczu innych? Chcesz żeby dowiedziało się o nim, a co za tym idzie – dotarło na niego, jak najwięcej osób? Przeczytaj ten tekst i dowiedz się, jak powinna wyglądać skuteczna promocja wydarzenia w Internecie i innych kanałach komunikacyjnych.

Skrupulatne przygotowanie a promocja wydarzenia

Zanim przystąpisz do reklamy przygotowywanego eventu, powinieneś przemyśleć wszystkie kroki, które zamierzasz podjąć. Strategia promocji wydarzenia musi być dobrze zaplanowana. Możesz stworzyć checklistę i odhaczać na niej kolejne zrealizowane etapy. Niemniej jednak istotniejsze od promocji jest skrupulatne przygotowanie samego wydarzenia. Nawet najlepsza reklama nie uratuje źle zorganizowanego eventu – niezależnie, czy będzie odbywać się na żywo, czy online. Zanim przystąpisz do promocji wydarzenia na Facebooku czy w innych przestrzeniach, zastanów się, czy miejsce i termin spotkania są odpowiednie, czy zaproszeni goście będą wystarczająco atrakcyjni dla odbiorców, a jeśli jeszcze ich nie masz – koniecznie to nadrób. Następnie określ grupę docelową, zastanów się do kogo chcesz dotrzeć i z tej perspektywy zacznij myśleć o promowaniu wydarzenia.
Pamiętaj także, że jeden człowiek nie może robić wszystkiego – jeśli jesteś organizatorem wydarzenia, jego promocję powierz najlepiej innej osobie lub – jeżeli istnieje taka możliwość – odpowiedniemu działowi w firmie.

Strategia promocji wydarzenia – dobra strona internetowa

Bardzo ważnym elementem skutecznej promocji wydarzenia w Internecie jest utworzenie strony internetowej eventu, na której zebrane zostaną wszystkie najistotniejsze informacje. Poza danymi podstawowymi, takimi jak czas i miejsce spotkania, ceny wyjściówek (jeśli wstęp na wydarzenie jest płatny) oraz informacją, gdzie można je nabyć, na stronie powinny znaleźć się także dane dodatkowe. Dobrym pomysłem będzie opisanie idei wydarzenia, jego głównych celów czy odniesień do poprzednich edycji. Warto przedstawić sylwetki osób odpowiedzialnych za przedsięwzięcie, organizatorów, zaproszonych gości, patronów medialnych etc.
Treści muszą być konkretne, rzetelne, ale atrakcyjnie przedstawione. Nie zapomnij o zdjęciach oraz odnośnikach do kanałów, na których prowadzona jest promocja – profilu na Facebooku, Instagramie czy YouTube. Możesz także pomyśleć o prowadzeniu bloga dedykowanego eventowi. Promocja wydarzenia w Internecie to także warstwa wizualna, zadbaj więc o to, aby strona www była atrakcyjna i przyciągała odbiorców.

Strona internetowa festiwalu Ethno Port: www.ethnoport.pl.

Spójna identyfikacja wizualna i językowa

Jak już wspomnieliśmy, warstwa wizualna promocji wydarzenia jest niezwykle istotna. Dotyczy to nie tylko estetyki samej strony internetowej – wszystkie elementy reklamy, niezależnie od rodzaju i kanału, powinno łączyć kilka spójnych elementów. Pomyśl nad logo wydarzenia czy nazwą napisaną określoną czcionką, wybierz kolorystykę, ciekawą grafikę i w spójny sposób oznaczaj zarówno działania w Internecie, jak i materiały drukowane – ulotki, plakaty, papierowe programy etc. Warto pomyśleć także o gadżetach – bawełnianych torbach, długopisach czy kubkach. Dopasuj je do charakteru eventu i połącz wspólnym motywem wizualnym.
Równie spójny jak warstwa estetyczna, winien być język i sposób komunikacji. Skuteczna promocja wydarzenia musi opierać się na konsekwencji – przemyśl wcześniej słownictwo, zastanów się nad odpowiednim sposobem narracji. Koniecznie dostosuj go do swojej grupy docelowej, a następnie wprowadź do realizowanej komunikacji i bądź w tym konsekwentny.

Promocja wydarzenia na Facebooku

Reklama wydarzenia na Facebooku jest obecnie jedną z najpopularniejszych form promocji. Samo słowo „wydarzenie” zaczęło wręcz kojarzyć się charakterystyczną opcją oferowaną przez portal. Dzięki niej użytkownicy dowiadują się o różnorodnych eventach, mogą kliknąć, że wezmą w nich udział lub się nimi „interesują”, a w odpowiedzi otrzymują powiadomienia przypominające o zbliżającej się akcji lub zamieszczonych na jej stronie postach. Wydaje się, że nie ma dziś wydarzeń w realu (bądź online) bez wcześniejszego przejścia przez fazę bycia „wydarzeniem na Facebooku”.

Post sponsorowany w serwisie Facebook – reklama wydarzenia Ad World.

Zdecydowanym plusem promowania wydarzenia na Facebooku jest prostota i intuicyjność – zarówno dla osób tworzących, jak i odbiorców. Opcja organizacji eventu na tym kanale pozwala na czytelne i precyzyjne określenie daty, godziny, miejsca, informacji o biletach oraz krótkiej charakterystyki przedsięwzięcia. Daje także możliwość wstawiania postów, linków, grafik – jednym słowem – wręcza wszelkie potrzebne do promocji narzędzia, skupiając je w jednym miejscu.
W kontekście promocji wydarzenia na Facebooku nie należy zapominać o stworzeniu fanpage’a, który ułatwi komunikację z zainteresowanymi osobami, a także będzie świetną reklamą eventu. W jego ramach możesz uruchomić posty sponsorowane, bądź pozostać przy formie bezpłatnej.
Płatny system reklamowy dedykowany prowadzeniu kampanii w serwisach należących do Facebooka, pozwala na dotarcie do szerokiego grona odbiorców, także tych, którzy nie śledzą Twojej strony czy fanpage’a (tylko w Polsce z portalu korzysta 20 milionów użytkowników!). Systemem Facebook Ads zarządza się poprzez Managera Reklam – narzędzie pozwalające na sprofilowanie odbiorców, określenie budżetu i tworzenie strategii promocji. Reklamy wykreowane dzięki Facebook Ads mogą wyświetlać się na Facebooku, Messengerze i Instagramie.

Promowanie wydarzenia na Instagramie

Inny popularny portal społecznościowy, Instagram, również daje możliwość promocji wydarzenia w Internecie. Strategia promocji w oparciu o ten serwis będzie wyglądać nieco inaczej niż w kontekście Facebooka. Promując event na Instagramie skup się na zdjęciach, grafikach i krótkich filmikach. Postaraj się, aby komunikacja wizualna była atrakcyjna, estetyczna i spójna. Nie zapominaj o hasztagach – umieszczaj je pod dodawanymi zdjęciami, aby użytkownicy mogli bez trudu odnaleźć Twoje wydarzenie.
Jeśli zdecydujesz się na kampanię płatną, stosując system reklamowy Facebook Ads, będziesz mógł także dotrzeć do użytkowników Instagrama (jako serwisu społecznościowego należącego do Facebooka).
Przygotowując reklamę na Instagrama weź pod uwagę, że wraz z portalem społecznościowym, na którym umieszczasz posty, zmienia się grupa wiekowa odbiorców. Dziś uważa się, że z Facebooka korzystają w większości dzisiejsi 40-latkowie, a z Instagrama 30-latkowie. Jeśli chcesz dotrzeć do młodszych użytkowników, pomyśl o TikToku.

Post promujący wydarzenie „I Love Marketing” na Instagramie.

Reklama wydarzenia na TikToku

TikTok skierowany jest do młodego pokolenia nastawionego na zabawę, rozrywkę i dynamiczną komunikację. Portal daje możliwość kreatywnego bawienia się filmem, muzyką, obrazem i montażem, a jego użytkownicy wyznaczają trendy – tworzą je i naśladują. Reklama na TikToku to szansa na kreatywną, oryginalną, zapadającą w pamięć kampanię, która trafi do młodych użytkowników. Planujesz organizację wydarzenia skierowanego do nastolatków? Koniecznie zapoznaj się z opcjami proponowanymi przez serwis, otwórz się na młode pokolenie i poznaj sposób komunikacji osób wchodzących w dorosłość. Nagrywaj krótkie, maksymalnie 15-sekundowe filmiki, twórz wideo z materiałami ze swojej strony internetowej, wykorzystuj gotowe szablony lub stwórz swoją koncepcję. Pamiętaj, że młodzież to bardzo istotna grupa odbiorców.
W przypadku TikToka możesz także skorzystać z kampanii płatnej. TikTok Ads Manager pozwala na targetowanie odbiorców i wręcza narzędzia do tworzenia reklam. Strategię promocji na TikToku – także tej płatnej – należy jednak utrzymać w duchu portalu i charakterystycznej dla niego formy przekazu. W myśl zasady „Don’t Make Ads, Make TikToks” (sugerowanej przez serwis) każdy komunikat powinien być opierającym się na emocjach krótkim filmikiem, koniecznie z elementem zaskoczenia i trafną puentą.

Promocja przez LinkedIn

Jeśli planujesz przedsięwzięcie o charakterze profesjonalnym, biznesowym, pomyśl także o promocji w serwisie LinkedIn. Daje on możliwość prezentacji wydarzenia skierowanego do specjalistów. LinkedIn umożliwia bardzo precyzyjną reklamę dzięki opcjom wyboru branży, wielkości firmy, stanowiska etc.

Również w przypadku tego serwisu możesz skorzystać z płatnej kampanii reklamowej LinkedIn Ads. Aby ją zrealizować, musisz posiadać na portalu zarówno konto osobiste, jak i firmowe – by móc je ze sobą powiązać.

Post sponsorowany w serwisie LinkedIn – reklama XXX Forum Ekonomicznego 2021.

Promocja wydarzenia biznesowego za pomocą LinkedIn pozwoli na dotarcie do sporej grupy odbiorców, a co ważne – będą to użytkownicy sprofilowani, odpowiadający charakterowi przedsięwzięcia. Promowanie wydarzenia we wspomnianym serwisie pozytywnie wpływa także na jego wizerunek – dodaje mu aury profesjonalizmu i fachowości.

Reklama w Google

Promocja wydarzenia w Internecie? Nie sposób nie wspomnieć o możliwościach internetowej królowej, czyli wyszukiwarki Google. Serwisy Google pozwalają na reklamę w największej sieci witryn, filmów i aplikacji. Usługi sieci reklamowej Google umożliwiają – podobnie jak wspomniane wcześniej kanały – sprofilowanie odbiorców. Dzięki promocji wydarzenia w Google dotrzesz do użytkowników przeglądających strony internetowe, ale także oglądających materiały wideo na YouTube, obsługujących pocztę na Gmailu czy korzystających z aplikacji. Strategia promocji wydarzenia w ramach usług Google Ads polega na docieraniu do odbiorców na podstawie określonych słów kluczowych i odpowiednio dobranych tematów. Także w tym przypadku nie zapominaj o przyciągnięciu uwagi użytkowników – wykorzystuj grafiki, teksty, wideo czy reklamy multimedialne.
Najbardziej rozpoznawalnym elementem promocji w ramach Google Ads są kampanie w sieci wyszukiwania. Wygenerowane za jej pomocą linki sponsorowane wyświetlają się zawsze u góry wyników wyszukiwania i oznaczone są hasłem „reklama”.
Dzięki promocji wydarzenia w Google będziesz mógł wybrać miejsce, w którym reklama ma się pojawić oraz – co ważne – szczegółowo monitorować efekty podjętych działań.

Płatny wynik wyszukiwania w Google – reklama Kongresu Online Marketing „Szach Mat!”.

Reklama na YouTube

YouTube jest drugą co do wielkości wyszukiwarką w Polsce, zatem promocja wydarzenia za jej pośrednictwem to także doskonały sposób na dotarcie do sporej liczby użytkowników. Reklamy w YouTube są coraz bardziej popularne, dają szansę wyświetlenia przez szerokie grono odbiorców, a dodatkowo nie są drogie – jeśli oglądający pomija reklamę, opłata nie zostaje naliczona. Kampanię reklamową na YouTube możesz przeprowadzić przy pomocy narzędzi Google Ads. W panelu administracyjnym będziesz mógł monitorować dane dotyczące wyświetleń reklamy i jej zasięgu – takich szczegółowych danych nie uzyskasz np. w przypadku spotów wyświetlanych w telewizji.
Promowanie wydarzenia w Internecie przy pomocy serwisu YouTube umożliwia również uatrakcyjnienie wizualnej koncepcji reklamy. Forma wideo, którą kanał narzuca, pozwoli Ci na rozwinięcie strategii marketingowej i otwarcie się na nowe, kreatywne możliwości.

Promocja wydarzenia przez newsletter

Jeśli posiadasz listę mailingową oraz grupę odbiorców, która regularnie otrzymuje od Ciebie
wiadomości w ramach subskrypcji newslettera, wykorzystaj to do promocji wydarzenia. W kolejnych mailach stopniowo odsłaniaj punkty programu, prezentuj sylwetki gości, prelegentów, patronów medialnych etc. Jeżeli nie prowadzisz newslettera, potraktuj to jako moment na rozpoczęcie tej pełnej korzyści przygody. Zbuduj swoją listę mailingową – subskrybentów zyskasz, jeśli zaproponujesz im coś w zamian. Może być to zniżka na wejściówki (jeśli wydarzenie jest płatne), dodatkowe, niedostępne dla innych materiały związane z przedsięwzięciem czy możliwość udziału w ponadprogramowych spotkaniach. Rozwój listy mailingowej i promowanie wydarzenia w jednym? Dlaczego nie!

Wiadomość z Newslettera Kina Muza w Poznaniu – reklama festiwalu „Millennium Docs Against Gravity”.

Reklama wydarzenia – postaw na ludzi

Niewiele może się udać, również w kontekście promocji wydarzeń, bez grupy oddanych ludzi, poświęcających swój czas, wiedzę i doświadczenie. Dotyczy to zarówno osób zaangażowanych w reklamę, jak i organizacji samego wydarzenia – jeśli chcesz przyciągnąć odbiorców, zaproś do swojego przedsięwzięcia rozpoznawalne, wzbudzające zaufanie osoby. W zależności od charakteru wydarzenia mogą to być artyści, biznesmeni, szkoleniowcy, podróżnicy – specjaliści w danej dziedzinie. Strategia promocji wydarzenia powinna wówczas oprzeć się na przedstawianiu sylwetek zaproszonych gości oraz podkreślaniu ich profesjonalizmu. Rozpoznawalna osoba może zostać także patronem całego wydarzenia, stając się swego rodzaju magnesem przyciągającym ludzi oraz gwarantem wysokiej klasy i profesjonalizmu.

Tradycyjne formy reklamy

Promocja wydarzenia w Internecie to dziś najważniejszy element strategii marketingowej, pozwalający na dotarcie do największej liczby odbiorców. Nie oznacza to jednak, że promocja wydarzenia w mediach tradycyjnych nie ma racji bytu. Wiele osób przemieszcza się do i z pracy samochodami, a stojąc w korkach – słucha radia. Pomyśl o krótkiej, dynamicznej zapowiedzi Twojego wydarzenia w eterze. Mimo że coraz bardziej przestawiamy się na komunikaty graficzne, radio wciąż jest świetnym nośnikiem reklamy.
Jeżeli zdążyłeś już opracować spójną koncepcję wizualną przedsięwzięcia, pomyśl także wydruku estetycznych, nawiązujących do internetowej identyfikacji, plakatów. Umieść je w kilku strategicznych miejscach – w okolicach przystanków lub innych przestrzeniach, w których bywać mogą odbiorcy z Twojej grupy docelowej (uczelnie, biurowce, restauracje etc.).

Sposoby promocji wydarzenia – wybierz odpowiednie dla siebie

Nie wszystkie metody promocji wydarzenia przedstawione w artykule musisz wcielić w życie. Dostosuj je do swoich potrzeb, możliwości oraz charakteru przedsięwzięcia, przemyśl czy pozostaniesz przy bezpłatnych formach reklamy czy zainwestujesz w promocję. Pamiętaj jednak, że im większa liczba kanałów, za pomocą których promować będziesz wydarzenie, tym większa szansa na dotarcie do szerokiego grona odbiorców.
W pierwszej kolejności skup się nad dobrą organizacją przedsięwzięcia, przemyśl i zaplanuj jego przebieg, a następnie przygotuj plan działania marketingowego. Bądź konsekwentny, kreatywny i korzystaj z rad doświadczonych osób – sukces Twojego eventu jest w zasięgu ręki.